BAB 1 1.0 PENGENALAN Sejak kebelakangan ini teknologi maklumat (TM) dan sistem maklumat (SM) telah digunakan secara meluas di organisasi-organisasi kerajaan mahu pun swasta. Sistem maklumat dianggap sebagai suatu sistem aktiviti manusia yang melibatkan manusia, prosidur organisasi dan subsistem-subsistem (Checkland,1981) yang saling berkerjasama dalam membekalkan maklumat kepada pengguna. Tujuan utama SM adalah untuk menyediakan maklumat yang menyokong pengoperasian, pembuatan keputusan dan pengawalan bagi meningkatkan produktiviti kerja dalam sesebuah organisasi. Sistem maklumat kecil yang dibangunkan adalah sistem maklumat vincci (SMV) di mana vincci merupakan salah satu nama bagi jenama kasut yang ada di malaysia pada masa kini. Tujuan pembinaan sistem ini adalah untuk memudahkan pihak pengurusan kedai Vincci ini sekiranya mereka masih menggunakan pengurusan secara manual. Maka dengan terbinanya sistem ini, cuba untuk membantu pihak pengurus syarikat ini sekiranya masih lagi menggunakan sistem manual dengan mewujudkan sistem yang lebih cepat dan mudah digunakan dengan ciri-ciri yang dapat mengatasi kelemahan-kelemahan sistem manual. SMV adalah satu sistem maklumat yang boleh memapar, menyimpan, memanipulasi dan mengira data. Sistem ini hanya untuk kegunaan dalaman syarikat di mana hanya digunakan oleh pihak pengurusan dan para pekerja syarikat sahaja. Sistem ini direkabentuk mengikut ciri-ciri antaramuka yang mudah untuk digunakan oleh pekerja dan pihak pengurusan. Sistem ini mempunyai katalaluan yang mana dicipta bagi tujuan keselamatan dan agar maklumat tersebut terjamin kesahihannya. Sistem yang dibangunkan ini merupakan salah satu alternatif dalam membantu dan memudahkan pihak pengurusan. Oleh itu, dengan adanya sistem ini diharapkan pihak pengurusan dapat menguruskan perniagaan mereka dengan lebih efisyen. 1.1 OBJEKTIF Sistem ini dirancang untuk dibangunkan dan dilaksanakan adalah untuk mencapai objektif yang berikut : 1.1.1 Untuk meminimumkan penggunaan kertas di dalam merekod urusan ‘jualan’ dan ‘laporan’ di dalam sebuah kedai seperti kedai kasut. 1.1.2 Untuk memudahkan urusan menyimpan maklumat jualan dilakukan agar dapat menjimatkan masa capaian data yang ada. 1.1.3 Supaya urusan penyelenggaraan kedai dapat dilakukan dengan cara yang lebih sistematik dan berteknologi. 1.1.4 Untuk memudahkan capaian data maklumat jualan dilakukan bagi tujuan memaparkan laporan jualan kasut. 1.2 SKOP Skop bagi pembinaan sistem ini iaitu “Sistem Maklumat Vincci (SMV)” adalah seperti berikut: 1. Menfokuskan kepada kedai-kedai yang menggunakan sistem rekod yang lama dan menyukarkan. 2. Sistem yang dibangunkan hanya dapat digunakan oleh pekerja-pekerja atau pengurus kedai sahaja. 3. Sistem yang dibangunkan akan menyimpan rekod jualan seperti kod, saiz, harga, kuantiti, diskaun sekiranya ada, jumlah harga kasut yang dibeli pelanggan, bayaran pelanggan dan baki yang perlu dipulangkan kepada pelanggan. 4. Pemaparan laporan jualan kasut Vincci. 1.3 LIMITASI Setiap sistem yang bakal dibangunkan mesti mempunyai kekangan atau limitasinya yang tersendiri. Antara limitasi yang bakal dihadapi ialah: 1.3.1 Kerosakkan komputer Risiko kerosakan sistem komputer mungkin terjadi dan sekiranya ini berlaku, semua maklumat gagal di akses dan akan membebankan pekerja kedai kerana perlu menulis setiap rekod jualan dan memasukkannya ke dalam pangkalan data apabila komputer telah diperbaiki. 1.3.2 Kehilangan data Penggunaan komputer memungkinkan segala perkara berlaku termasuklah kehilangan data. Ini mungkin terjadi jika komputer tersebut diserang virus dan menyebabkan ia perlu diformat dan maklumat jualan kasut mungkin tidak dapat diselamatkan. 1.3.3 Penyimpanan maklumat Tidak semua maklumat dapat disimpan di dalam pangkalan data. Contohnya catatan pengurus kedai mengenai stok kasut, ia tetap disimpan secara tradisional oleh pengurus berkenaan. 1.3.4 Penggunaan Sistem Dari segi penggunaan sistem ini, pekerja perlu diajar terlebih dahulu mengenai perjalanan sistem. Ini kerana mereka perlu tahu bagaimana untuk menggunakan sistem tersebut. Bagi pekerja baru, ia akan mengambil sedikit masa untuk memahami perjalanan sistem.
1.0 PENGENALAN
Sejak kebelakangan ini teknologi maklumat (TM) dan sistem maklumat (SM) telah digunakan secara meluas di organisasi-organisasi kerajaan mahu pun swasta. Sistem maklumat dianggap sebagai suatu sistem aktiviti manusia yang melibatkan manusia, prosidur organisasi dan subsistem-subsistem (Checkland,1981) yang saling berkerjasama dalam membekalkan maklumat kepada pengguna. Tujuan utama SM adalah untuk menyediakan maklumat yang menyokong pengoperasian, pembuatan keputusan dan pengawalan bagi meningkatkan produktiviti kerja dalam sesebuah organisasi.
Sistem maklumat kecil yang dibangunkan adalah sistem maklumat vincci (SMV) di mana vincci merupakan salah satu nama bagi jenama kasut yang ada di malaysia pada masa kini. Tujuan pembinaan sistem ini adalah untuk memudahkan pihak pengurusan kedai Vincci ini sekiranya mereka masih menggunakan pengurusan secara manual. Maka dengan terbinanya sistem ini, cuba untuk membantu pihak pengurus syarikat ini sekiranya masih lagi menggunakan sistem manual dengan mewujudkan sistem yang lebih cepat dan mudah digunakan dengan ciri-ciri yang dapat mengatasi kelemahan-kelemahan sistem manual.
SMV adalah satu sistem maklumat yang boleh memapar, menyimpan, memanipulasi dan mengira data. Sistem ini hanya untuk kegunaan dalaman syarikat di mana hanya digunakan oleh pihak pengurusan dan para pekerja syarikat sahaja. Sistem ini direkabentuk mengikut ciri-ciri antaramuka yang mudah untuk digunakan oleh pekerja dan pihak pengurusan. Sistem ini mempunyai katalaluan yang mana dicipta bagi tujuan keselamatan dan agar maklumat tersebut terjamin kesahihannya.
Sistem yang dibangunkan ini merupakan salah satu alternatif dalam membantu dan memudahkan pihak pengurusan. Oleh itu, dengan adanya sistem ini diharapkan pihak pengurusan dapat menguruskan perniagaan mereka dengan lebih efisyen.
1.1 OBJEKTIF
Sistem ini dirancang untuk dibangunkan dan dilaksanakan adalah untuk mencapai objektif yang berikut :
1.1.1 Untuk meminimumkan penggunaan kertas di dalam merekod urusan ‘jualan’ dan ‘laporan’ di dalam sebuah kedai seperti kedai kasut.
1.1.2 Untuk memudahkan urusan menyimpan maklumat jualan dilakukan agar dapat menjimatkan masa capaian data yang ada.
1.1.3 Supaya urusan penyelenggaraan kedai dapat dilakukan dengan cara yang lebih sistematik dan berteknologi.
1.1.4 Untuk memudahkan capaian data maklumat jualan dilakukan bagi tujuan memaparkan
laporan jualan kasut.
1.2 SKOP
Skop bagi pembinaan sistem ini iaitu “Sistem Maklumat Vincci (SMV)” adalah seperti berikut:
1. Menfokuskan kepada kedai-kedai yang menggunakan sistem rekod yang lama dan menyukarkan.
2. Sistem yang dibangunkan hanya dapat digunakan oleh pekerja-pekerja atau pengurus kedai sahaja.
3. Sistem yang dibangunkan akan menyimpan rekod jualan seperti kod, saiz, harga, kuantiti, diskaun sekiranya ada, jumlah harga kasut yang dibeli pelanggan, bayaran pelanggan dan baki yang perlu dipulangkan kepada pelanggan.
4. Pemaparan laporan jualan kasut Vincci.
1.3 LIMITASI
Setiap sistem yang bakal dibangunkan mesti mempunyai kekangan atau limitasinya yang tersendiri. Antara limitasi yang bakal dihadapi ialah:
1.3.1 Kerosakkan komputer
Risiko kerosakan sistem komputer mungkin terjadi dan sekiranya ini berlaku, semua maklumat gagal di akses dan akan membebankan pekerja kedai kerana perlu menulis setiap rekod jualan dan memasukkannya ke dalam pangkalan data apabila komputer telah diperbaiki.
1.3.2 Kehilangan data
Penggunaan komputer memungkinkan segala perkara berlaku termasuklah kehilangan data. Ini mungkin terjadi jika komputer tersebut diserang virus dan menyebabkan ia perlu diformat dan maklumat jualan kasut mungkin tidak dapat diselamatkan.
1.3.3 Penyimpanan maklumat
Tidak semua maklumat dapat disimpan di dalam pangkalan data. Contohnya catatan pengurus kedai mengenai stok kasut, ia tetap disimpan secara tradisional oleh pengurus berkenaan.
1.3.4 Penggunaan Sistem
Dari segi penggunaan sistem ini, pekerja perlu diajar terlebih dahulu mengenai perjalanan sistem. Ini kerana mereka perlu tahu bagaimana untuk menggunakan sistem tersebut. Bagi pekerja baru, ia akan mengambil sedikit masa untuk memahami perjalanan sistem.